Puente reinvents fast, free tax program for the Covid era

Every participant who had their taxes done at Puente this year received a bin to help organize their essential documents.
Cada participante que tuvo sus impuestos en Puente este año recibió un contenedor para ayudar a organizar sus documentos esenciales.

The COVID-19 pandemic brought massive changes to many of Puente’s core programs, and its free tax preparation program was no exception. Back in March 2020, Puente Community Development Specialist Laura Rodriguez watched fear and confusion build around safety measures and regulations as the pandemic engulfed the country. She and her tax team wondered: could they switch to doing everything by phone and online? Would it be safe to ask people to send photos of their sensitive documents via text message? In the end, it was clear it wasn’t going to work.

“We decided to pause the program because of Covid at that point. We didn’t know how it was going to play out, and we needed to keep the community safe. We finished the returns we had pending prior to the pandemic, but that was it,” says Rodriguez.

One year later, with no end to the pandemic in sight, her team had a new plan. They set up four canopies outside Puente and made mini kiosks where participants could sit down with a Puente IRS certified tax preparer outdoors, fully masked, and be done in about an hour.

“We wanted to make it a one-stop shop where we would put everything in the system and work in the hour that the participant was there,” says Rodriguez.

Unless there was a complication requiring follow-up, the participant would be able to e-file their taxes in real time and walk away with a complete tax return. Best of all, they would know right away whether they were getting a refund, and for how much.

It was a massive success. Puente processed around 130 returns in six days, with a few still pending, and garnered over $250,000 in refunds for community members.

“It feels good,” shares Rodriguez. “We were only going to set aside four days for taxes, but due to community demand, we ended up with six days.”

They were long cold, windy days, which often lasted until 8pm for Puente staff. The well organized process started with a phone call the night before to remind participants to bring all the necessary documents to their appointments. A Puente team member did the intake, scanning and photocopying the forms using sanitary methods. Then the Puente tax preparer sat down with the participant and entered their information into an electronic system that could be assessed for quality control in real time.

“Omar Ortega, Puente’s Junior Accountant, former tax preparer, and I would do quality review after someone else would do the intake. Participants would sit in their car or close by. Once we reviewed everything, we would call the participant to let them know whether they were getting a refund or if they owed money. This was all in real time, while they were still at Puente,” explains Rodriguez. “And then we would get signed authorization to e-file the return.” As an added incentive, Puente gave the first 100 participants who e-filed a $50 Visa gift card.

To be able to do all of this effectively, Puente needed to have at least five staff complete a training to be IRS-certified tax preparers, which meant taking three tests.

It was totally worth it. “Our biggest goal is to make sure that our community is able to file accurately prepared tax returns and get back any money they have overpaid.. I think during the pandemic, a lot of folks were either left without employment, or their work hours were reduced. So, money has been tight,” adds Rodriguez.

Unemployment, rent and bills

Money has been tight all over. The U.S. unemployment rate spiked at 14.7% in April 2020—a ten-point increase over the previous month, which left 23.1 million Americans unemployed. The current unemployment rate in California is 8.3%, one of the highest in the nation. But those numbers belie the true impact of the pandemic recession, which has left the country’s workforce nowhere near full employment for parts of the economy that include the service and agricultural sectors.

You can see it in and around Pescadero, where many residents are still out of work, or can’t get work full-time.

Ana Pérez knows that struggle. The Pescadero mom has been out of work for months. “Two months ago, I was told we could come back to work for a few hours, but it hasn’t happened yet. And because my housing is linked to my job, we do have to pay bills and make money,” she says. Pérez’s name has been changed for this story to protect her privacy.

She admits to feeling worried that her unemployment checks were not going to cover all her family’s expenses. “That brought me some stress in the beginning,” she says. “But I’ve been very thankful that Puente has been providing us with food and gift cards for groceries. And, we’ve been able to get some support though Puente’s COVID relief fund.”

Puente continues to distribute monthly food cards, between $100 and $200 depending on family size, to over 300 local individuals and families, made possible by generous donations to its COVID-19 emergency relief efforts. It also provides ongoing support with utility bills and rent payments as needed.

Pérez filed her taxes with Puente this year, as did her adult daughter. She found it well-run—maybe even better than ever.

“My experience was good, and I think the way they prepared it was done well too. Actually, it was better than other years. The appointment only took like 20 to 30 minutes. Everything was quicker, and people were very separated so we weren’t all together in one area,” she says.

“I feel good about getting my taxes prepared at Puente. I’ve been doing that for the past four or five years now and they’re very helpful,” Pérez adds. “Previously I had been doing my taxes in Watsonville, and I had issues over there and they didn’t help me out. So, it’s been a good change.”

Happily, Pérez did receive a refund on her 2020 taxes. Following a year of economic uncertainty, she has a plan to set aside most of it for a rainy day.

“I’ll be putting it on hold and kind of saving it, so that I can use it for future rent and bills. I haven’t been working, and even though I was told through my employer that I would be returning to work sometime soon, I want to be prepared in case of an emergency,” she says.

One important change to the tax code this year was a provision that allowed filers like Pérez to receive larger refunds after receiving unemployment in 2020. Laura Rodriguez credits the American Rescue Plan Act of 2021, which President Biden recently signed into law, for a provision shielding the first $10,200 of unemployment benefits from income tax.

“Unfortunately, at the beginning of our filing season—even after they had taxes extracted for their unemployment benefits—we noticed people were having to pay income tax on their unemployment,” she says. But after the law passed, “It really alleviated the financial burden on our participants, because those who received less than $10,200 didn’t have to pay taxes on it.”

A habit of saving

Puente didn’t only process tax returns this year. Its tax services included an important financial literacy component as well. Every participating household received three items to take home with them: a storage bin with special compartments to store important documents—like birth certificates, passports and tax forms—to reach for in an emergency; an envelope container for setting aside a cash budget for specific expenses; and a piggy bank, to encourage participants to save.

“We weren’t able to have our usual financial literacy classes this year, so we did it in a different way,” explains Rodriguez. “For the envelope, we told them to use it as a budget tool. The purpose was to help people see, ‘here is what I’ll use for rent this month, here is what I use for bills, and this what I have left over’—so that they can begin to create an emergency savings.”

The envelope budget organizer was immediately helpful to Pérez. “We have different tabs for bills and utilities, rent, and so on. So, what I did is I distributed my tax refund into different months. I just want to be prepared for any future emergencies,” she explains.

Speaking of emergencies, the storage bin was also a huge boon. “I have been able to organize everything. I’ve been living here for 25 years—and I always had just papers here, papers there, papers in plastic bags. And when the fires happened (last summer), I just had a mess of all these documents that were all over the place,” says Pérez, adding: “And I don’t know who thought of giving us these bins or who donated them, but I am very thankful to whoever planned this out, because it’s actually been very helpful. And not only for me, but I hope that other community members who received it also feel the same way as I do.”

The tax time gifts were funded by a grant obtained by Puente. In return for doing the envelope budget activity, all participants had the opportunity to participate in filling out a survey on how the tax program helped their families, to receive a $50 Visa gift card in April.

Pérez observes that the pandemic has become something more than just a time of deprivation for her family. It’s forced her to rethink her relationship to money and spending. As a result, she now views questions of abundance and scarcity through a different lens.

“I was definitely worried that what we were going to bring in wasn’t going to cover all of those things, food, bills. But later on, I thought that maybe we didn’t need as much money as some of what we were making,” says Pérez. “Sometimes we have money that we spend on things that that are not necessary. And so, I really try to look at what is the most important thing to buy, making sure that we were paying the utilities and the other bills first. But really, just thinking about how to manage my money.”

The saving habit has rubbed off on other family members. The piggy bank that Puente gave away during tax appointments has been a big hit in Pérez’s household—especially with her young son.

“Even though it’s a simple gift, it’s brought a lot of joy to my family, to my son,” she remarks. “What we started doing was that every time he would do his homework, we would give him a quarter or a dollar, and that would be his reward. And he is very happy when he gets to put his money into the piggy bank! He always says, ‘Oh, I’ll put it into my piggy bank that Puente gave us.’ So, that’s also been a nice little incentive for our family.”

This cycle of saving and learning to save is exactly what Puente aspires to facilitate. And the improvised outdoor tax prep taught Rodriguez that there are many ways to organize that process. Next year’s effort will be smaller, she says, and it may be equally efficient—the design is in flux. “We don’t know how the next year will look, each year we keep learning,” she says.

“The biggest thing is I’m really proud of our team. They offered to brainstorm creative ways in how we can continue to support our community, especially during a pandemic,” adds Rodriguez. Their commitment made it possible to redistribute crucial refunds to the community.

Thanks to your contributions, your generosity has given many families the opportunity to organize their personal belongings and continue receiving support during emergencies. We continue to raise funds to provide relief for families and individuals impacted by COVID-19. Please consider donating today.


Puente reinventa un programa de impuestos rápido y gratuito para la era Covid

La pandemia de COVID-19 trajo cambios masivos a muchos de los programas centrales de Puente, y su programa de preparación de impuestos gratuita no fue una excepción. En marzo de 2020, la especialista en desarrollo comunitario de Puente, Laura Rodríguez, observó cómo se acumulaba el miedo y la confusión en torno a las medidas y regulaciones de seguridad mientras la pandemia envolvía al país. Ella y su equipo de impuestos se preguntaron: ¿podrían cambiar a hacer todo por teléfono y en línea? ¿Sería seguro pedirles a las personas que envíen fotos de sus documentos confidenciales por mensaje de texto? Al final, estaba claro que no iba a funcionar.

“Decidimos pausar el programa debido a Covid en ese momento. No sabíamos cómo se desarrollaría y necesitábamos mantener a la comunidad segura. Terminamos las declaraciones que teníamos pendientes antes de la pandemia, pero eso fue todo”, dice Rodríguez.

Un año después, sin un final a la vista de la pandemia, su equipo tenía un nuevo plan. Instalaron cuatro estacioness afuera de Puente e hicieron mini quioscos donde los participantes podían sentarse con un preparador de impuestos de Puente al aire libre, completamente enmascarado, y terminar en aproximadamente una hora.

“Queríamos que fuera una ventanilla única en la que pusiéramos todo en el sistema y trabajáramos en la hora en que el participante estaba allí”, dice Rodríguez.

A menos que hubiera una complicación que requiriera un seguimiento, el participante podría presentar electrónicamente sus impuestos en tiempo real y terminar con una declaración de impuestos completa. Lo mejor de todo es que sabrían de inmediato si estaban recibiendo un reembolso y por cuánto.

Fue un gran éxito. Puente procesó alrededor de 130 devoluciones en seis días, con algunas aún pendientes, y obtuvo más de $ 250,000 en reembolsos para miembros de la comunidad.

“Se siente bien”, comparte Rodríguez. “Solo íbamos a reservar cuatro días para impuestos, pero debido a la demanda de la comunidad, terminamos con seis días”.

Fueron días largos, fríos y vientosos, que a menudo duraban hasta las 8pm para el personal de Puente. El proceso bien organizado comenzó con una llamada telefónica la noche anterior para recordar a los participantes que trajeran todos los documentos necesarios a su cita. Un miembro del equipo de Puente hizo la toma de temperatura, escaneo y fotocopiado de los formularios utilizando métodos sanitarios. Luego, el preparador de impuestos de Puente se sentó con el participante e ingresó su información en un sistema electrónico que podría evaluarse para el control de calidad en tiempo real.

“Omar (Ortega, contador de Puente) y yo haríamos una revisión de documentos después de que alguien más hiciera la admisión. Los participantes se sentaban en su automóvil o cerca. Una vez que revisamos todo, llamaríamos al participante para informarle si estaba recibiendo un reembolso o si debía dinero. Todo esto fue en tiempo real, mientras aún estaban en Puente”, explica Rodríguez. “Y luego obtendríamos una autorización firmada para presentar electrónicamente la declaración”. Como incentivo adicional, Puente les dio a los primeros 100 participantes que presentaron electrónicamente una tarjeta de regalo Visa de $50.

Para poder hacer todo esto de manera efectiva, Puente necesitaba que al menos cinco miembros del personal completaran una capacitación para ser preparadores de impuestos, lo que significaba tomar tres exámenes para obtener la certificación. Al final, el esfuerzo abarcó varios departamentos de Puente.

Valio completamente la pena. “Nuestro mayor objetivo es asegurarnos de que nuestra comunidad pueda recuperar ese dinero. Creo que durante la pandemia, muchas personas se quedaron sin empleo o se redujeron sus horas de trabajo. Entonces, el dinero ha sido escaso”, agrega Rodríguez.

Desempleo, alquiler y facturas

El dinero ha sido escaso en todas partes. La tasa de desempleo de EE. UU. se disparó al 14,7% en abril de 2020, un aumento de diez puntos con respecto al mes anterior, lo que dejó a 23,1 millones de estadounidenses desempleados. La tasa de desempleo actual en California es del 8.3%, una de las más altas del país. Pero esas cifras desmienten el verdadero impacto de la recesión pandémica, que ha dejado a la fuerza laboral del país lejos del pleno empleo para partes de la economía que incluyen los sectores de servicios y agrícola.

Puede verlo en Pescadero y sus alrededores, una economía del sector de servicios donde decenas de residentes todavía están sin trabajo o no pueden conseguir trabajo a tiempo completo.

Ana Pérez conoce esa lucha. La mamá de Pescadero lleva meses sin trabajo. “Hace dos meses, me dijeron que podíamos volver a trabajar unas horas, pero aún no ha sucedido. Y como mi vivienda está vinculada a mi trabajo, tenemos que pagar las facturas y ganar dinero”, dice. El nombre de Pérez ha sido cambiado para esta historia para proteger su privacidad.

Admite sentirse preocupada porque sus cheques de desempleo no cubrirían todos los gastos de su familia. “Eso me trajo algo de estrés al principio”, dice. “Pero estoy muy agradecido de que Puente nos haya proporcionado la distribución de alimentos y tarjetas de regalo para alimentos. Y hemos podido obtener algo de apoyo a través de los fondos de ayuda de Puente COVID “.

Puente continúa distribuyendo tarjetas de alimentos mensuales, entre $ 100 y $ 200 dependiendo del tamaño de la familia, a más de 300 personas y familias locales, gracias a las generosas donaciones a sus esfuerzos de ayuda de emergencia COVID-19.También brinda apoyo continuo con facturas de servicios públicos y pagos de alquiler según sea necesario.

Pérez presentó sus impuestos a Puente este año, al igual que su hija adulta. Lo encontró bien administrado, tal vez incluso mejor que nunca.

“Mi experiencia fue buena y creo que la forma en que lo prepararon también lo hizo bien. De hecho, fue mejor que otros años. La cita solo tomó de 20 a 30 minutos. Todo fue más rápido y la gente estaba muy separada, por lo que no estábamos todos juntos en un área”, dice.

“Me siento bien de haber preparado mis impuestos en Puente. Lo he estado haciendo durante los últimos cuatro o cinco años y son muy útiles”, agrega Pérez. “Anteriormente había estado haciendo mis impuestos en Watsonville, y tuve problemas allí y no me ayudaron. Entonces, ha sido un buen cambio”.

Felizmente, Pérez recibió un reembolso de sus impuestos de 2020. Después de un año de incertidumbre económica, tiene un plan para dejar de lado la mayor parte para un día lluvioso.

“Lo pondré en espera y de alguna manera lo guardaré, para poder usarlo para el alquiler y las facturas futuras. No he estado trabajando, y aunque mi empleador me dijo que volvería a trabajar pronto, quiero estar preparada en caso de una emergencia”, dice.

Un cambio importante en el código tributario de este año fue una disposición que permitió a los contribuyentes como Pérez recibir reembolsos más grandes después de recibir el desempleo en 2020. Laura Rodríguez acredita la Ley del Plan de Rescate Estadounidense de 2021, que el presidente Biden recientemente promulgó como ley, por una disposición que protege los primeros $ 10,200 de beneficios por desempleo del impuesto sobre la renta.

“Desafortunadamente, al comienzo de nuestra temporada de presentación de impuestos, incluso después de que les extrajeron los impuestos por sus beneficios de desempleo, notamos que la gente tenía que pagar impuestos sobre la renta por su desempleo”, dice. Pero después de que se aprobó la ley, “Realmente alivió la carga financiera de nuestros participantes, porque aquellos que recibieron menos de $ 10,200 no tuvieron que pagar impuestos por ello”.

Un hábito de ahorrar

Puente no solo procesó declaraciones de impuestos este año. Sus servicios tributarios también incluyeron un importante componente de educación financiera. Cada hogar participante recibió tres artículos para llevar a casa: un contenedor de almacenamiento con compartimentos especiales para guardar documentos importantes, como certificados de nacimiento, pasaportes y formularios de impuestos, para alcanzar en caso de emergencia; un contenedor de sobres para reservar un presupuesto de caja para gastos específicos; y una alcancía, para animar a los participantes a ahorrar.

“No pudimos tener nuestras clases habituales de educación financiera este año, así que lo hicimos de una manera diferente”, explica Rodríguez. “Para el sobre, les dijimos que lo usaran como una herramienta de presupuesto. El propósito era ayudar a las personas a ver, “esto es lo que usaré para alquilar este mes, esto es lo que uso para las facturas y esto es lo que me sobra”, para que puedan comenzar a crear ahorros de emergencia “.

El organizador del presupuesto del sobre fue de ayuda inmediata para Pérez. “Tenemos diferentes pestañas para facturas y servicios públicos, alquiler, etc. Entonces, lo que hice fue distribuir mi reembolso de impuestos en diferentes meses. Solo quiero estar preparada para futuras emergencias”, explica.

Hablando de emergencias, el contenedor de almacenamiento también fue una gran ayuda. “He podido organizar todo. He estado viviendo aquí durante 25 años, y siempre tuve solo papeles aquí, papeles allá, papeles en bolsas de plástico. Y cuando ocurrieron los incendios (el verano pasado), tenía un desorden de todos estos documentos que estaban por todos lados”, dice Pérez, y agrega: “ Y no sé quién pensó en darnos estos contenedores o quién los donó. , pero estoy muy agradecido con quien planeó esto, porque en realidad ha sido muy útil. Y no solo por mí, sino que espero que otros miembros de la comunidad que lo recibieron también sientan lo mismo que yo”.

Los obsequios en tiempo de impuestos fueron financiados por una subvención obtenida por Puente. A cambio de realizar la actividad del presupuesto del sobre, todos los participantes tuvieron la oportunidad de participar en el llenado de una encuesta sobre cómo el programa de impuestos ayudó a sus familias a recibir una tarjeta de regalo Visa de $50 en abril.

Pérez observa que la pandemia se ha convertido en algo más que un tiempo de privación para su familia. La ha obligado a reconsiderar su relación con el dinero y el gasto. Como resultado, ahora ve las cuestiones de abundancia y escasez a través de una lente diferente.

“Definitivamente estaba preocupadade que lo que íbamos a traer no cubriera todas esas cosas, comida, facturas. Pero luego pensé que quizás no necesitábamos tanto dinero como parte de lo que estábamos ganando”, dice Pérez. “A veces tenemos dinero que gastamos en cosas que no son necesarias. Entonces, realmente trato de ver qué es lo más importante para comprar, asegurándome de que paguemos los servicios públicos y las demás facturas primero. Pero en realidad, solo estoy pensando en cómo administrar mi dinero”.

El hábito de ahorrar se ha contagiado a otros miembros de la familia. La alcancía que Puente regaló durante las citas fiscales ha sido un gran éxito en la casa de Pérez, especialmente con su hijo pequeño.

“Aunque es un simple regalo, ha traído mucha alegría a mi familia, a mi hijo”, comenta. “Lo que empezamos a hacer fue que cada vez que hiciera su tarea, le dáramos una coras o un dólar, y esa sería su recompensa. ¡Y se pone muy feliz cuando pone su dinero en la alcancía! Él siempre dice: ‘Oh, lo pondré en mi alcancía que nos dio Puente’. Entonces, ese también ha sido un pequeño incentivo para nuestra familia “.

Este ciclo de ahorrar y aprender a ahorrar es exactamente lo que Puente aspira a facilitar. Y la preparación improvisada de impuestos al aire libre le enseñó a Rodríguez que hay muchas formas de organizar ese proceso. El esfuerzo del próximo año será menor, dice, y puede ser igualmente eficiente: el diseño está cambiando. “No sabemos cómo será el próximo año, cada año seguimos aprendiendo”, dice.

“Lo más importante es que estoy muy orgulloso de nuestro equipo. Se ofrecieron a intercambiar ideas sobre formas creativas de cómo podemos continuar apoyando a nuestra comunidad, especialmente durante una pandemia”, agrega Rodríguez. Su compromiso hizo posible redistribuir reembolsos cruciales a la comunidad.

Gracias a sus aportes, su generosidad ha brindado a muchas familias la oportunidad de organizar sus pertenencias personales y seguir recibiendo apoyo durante las emergencias. Continuamos recaudando fondos para brindar alivio a las familias y las personas afectadas por COVID-19. Considere hacer una donación hoy.


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